Med ditt selskap på dCompanys plattform er innkalling til og gjennomføring av generalforsamling enkelt og effektivt, inkludert å lage ferdig signert protokoll.
Innkallingen lager du raskt med å velge tidspunkt for generalforsamlingen, sakene som skal behandles, enten det er våre ferdigdefinerte beslutninger (som for eksempel godkjenning av årsregnskap, kapitalforhøyelse eller styrevalg) eller fritekstsaker der du selv bestemmer overskrift, innhold i beslutningen og eventuelle vedlegg. For en ordinær generalforsamling uten spesielle saker til behandling har du innkallingen klar på under ett minutt.
Så snart innkallingen er ferdig sender du den til samtlige aksjonærer som hentes fra aksjeeierboken. Aksjonærene får sammen med innkallingen muligheten til enkelt å gi elektronisk fullmakt til styreleder, daglig leder eller en navngitt person. Disse fullmaktene samles i stemmegivningsmodulen og ligger klare for administrator når generalforsamlingen skal gjennomføres. Med vår løsning er det slutt på fullmaktsvedlegg, risiko for epost på avveie og unødvendig tidsbruk for å dobbeltsjekke hvem som faktisk har gitt fullmakt.
På selve generalforsamlingen registreres oppmøte raskt ved å velge de aktuelle aksjonærene. Fullmakter er allerede registrert på forhånd. I hver enkelt sak registrerer man fort avvikende stemmer der det ikke er enstemmige beslutninger. Allerede ved utsending av innkallingen er i praksis protokollen gjort ferdig på forhånd for de fleste vanlige saker. Det fungerer derfor godt å la møtedeltakerne se hvordan protokollen løpende oppdateres på skjerm eller videomøte etter hvert som møteleder oppdaterer stemmegivning og eventuelle endringer på den enkelte sak.
Når møtet er slutt kan protokollen sendes umiddelbart til signering. Og så snart protokollen er signert blir den automatisk tilgjengelig for aksjonærene på deres aksjonærside. Samtidig legger den signerte protokollen seg i ditt selskaps arkiv. Enklere og raskere kan en generalforsamling ikke gjennomføres!