Oppgaven som styresekretær tildeles ofte til en CFO/finansdirektør, daglig leder eller annen dedikert person. Rollen er ikke definert i aksjeloven, og det er opp til det enkelte selskap å definere det nærmere innholdet av denne.
Av og til er styresekretærs oppgave å føre protokoll fra styremøtet og ikke noe annet. I andre tilfeller innbefatter rollen som styresekretær et mer helhetlig ansvar for det å gjennom styremøtene og evt. også generalforsamlingene, herunder:
- Oppdatering av årshjul for styremøter
- Innkalling til og gjennomføring av styremøter
- Utarbeidelse av protokoll fra styremøte
- Innkalling til generalforsamling og utarbeidelse av protokoll fra generalforsamling
Styresekretærer vil særlig være opptatt av muligheten til å kalle inn til og gjennomføre styremøter og generalforsamlinger på dCompany plattformen:
- Utsendelse av innkalling til alle styremedlemmene
- Automatisert generering av styreprotokoll
- Mulighet for styresekretæren til å føre protokollen direkte i møtet siden det selv på fritekstsaker ikke er nødvendig å gjøre annen enn å tilføre teksten under det enkelte punkt
- [Bruk av AI-assistent for å ferdigstille utkast til saker som er generert som fritekst]
- [Bruk av AI-assisten for å oversette direkte i protokollen der det benyttes tospråklig protokoll]
- Utsending av utkast til protokoll til styrets medlemmer
- Undertegning av protokoll direkte fra plattformen
