Et selskap med mange aksjonærer bør ha en digital aksjeeierbok eller tilsvarende løsning. Uten en slik løsning er det vanskelig å holde kontroll på alle aksjonærene og transaksjoner som har vært gjennomført. Styret har også et rettslig ansvar for at dette er i orden.

Mange blir overrasket over hvor detaljerte krav det er til å holde aksjeeierboken, herunder 

• Plikten til å registrere alle transaksjoner.  

• Plikten til å registrere pant (typisk problem er at aksjeeierboken forsvinner og at det derfor opprettes en ny aksjeeierbok hvor tidligere meldte pant ikke fremkommer).

• Plikten til å oppbevare opplysninger om tidligere aksjeeiere i minst 10 år. 

• Plikten til å holde oversikt over aksjenummer, uavhengig av for eksempel kjøp og salg, splitt eller spleis eller kapitalforhøyelser, herunder at den oppfyller aksjelovens krav til aksjenummer og at opplysninger om eierskifte oppbevares i minst 10 år. 

I praksis er det for selskaper med flere aksjonærer vanskelig å overholde disse kravene uten at det benyttes en digital aksjeeierbok. 

Er det mange aksjonærer, blir det også økt kompleksitet og kostnader knyttet til å levere aksjonærregisteroppgaven (skal leveres senest 31. januar hvert pr). Med dCompanysaksjeeierbok kan du levere aksjonærregisteroppgaven direkte til Altinn og skatteetaten med noen enkle tastetrykk. Har du registrert transaksjonene i aksjeeierboken, er det ikke behov for å registrere de samme transaksjonene på ny for å levere aksjonærregisteroppgaven. Her genereres det også automatisk bilag for hver enkelt aksjonær, uavhengig av hvor mange aksjonærer det er i selskapet. 

Selskaper med mange aksjonærer setter også ekstra pris på muligheten til å kalle inn til generalforsamling på en digital måte, med trygghet om at innkallingen alltid benytter siste registrerte kontaktdetaljer pr. aksjonærer. Aksjonærene kan på sin side enkelt avgi fullmakter elektronisk, og disse blir automatisk registrert i generalforsamlingsprotokollen for å redusere både tidsbruk og risikoen for feil.

dCompany bistår selskaper med store aksjonærstrukturer med blant annet:

• Aksjeeierbok: En brukervennlig aksjeeierbok som gir kontroll på aksjonærene og hvilke aksjer disse eier, herunder historisk kostpris og innbetalt kapital pr. aksje. 

• Transaksjonsmodul: Enkel registrering av nye transaksjoner i aksjeeierboken, enten føringen skjer av selskapet selv eller rådgiver. Automatisk generering av transaksjonslogg som viser alle selskapshendelser og transaksjoner med detaljer for hver av disse. 

• Elektronisk generalforsamling: Muligheten til å kalle inn til generalforsamling på en digital måte og få støtte til gjennomføringen av denne, herunder ved digital avgivelse og registrering av fullmakter og automatisk registrering i protokoll.

• Meldingsmodul: Mulighet til å sende meldinger til samtlige eller enkelte av aksjonærene. Modulen støtter utsendelse av vedlegg. 

• Individuelle aksjonærsider: Alle aksjonærer får tilgang til sin egen aksjonærside (“shareholder-view”) hvor de har informasjon om sine egne aksjer, kostprisen på disse, om de er blokkert og om det er registrert pant. De får også tilgang til alle transaksjoner de har vært en del av. Selskapet kan legge ut informasjon om ligningsverdi og markedsverdi på aksjene. Den enkelte aksjonær får også et eget arkiv hvor selskapet kan velge å legge ut informasjon og aksjonærene får en egen innboks for meldinger.

• Eierkart: Oversikt over eierskapet helt opp til de bakenforliggende personlige aksjonærer gjennom aksjonærkart. 

• Digitale vedtekter: Digitale vedtekter som gjør at alle som jobber med selskapet alltid har tilgang til seneste versjon, herunder eventuelle rådgivere som har fått tilgang til plattformen 

• dBot: Digitaliserte og automatiske prosesser for gjennomføring av kapitalforhøyelse, kapitalnedsettelse, konvertering av aksjer og et tyvetalls andre selskapsrettslige prosesser. 

• Aksjonærregisteroppgave: Innsending av aksjonærregisteroppgaven direkte fra plattformen gjennom noen få klikk og uten behov for å gjenta informasjon som er registrert ved oppdatering av aksjeeierboken.

Noen selskaper liker å gjøre alt selv. Andre liker å sette det meste ut til rådgivere. dCompany-plattformen gir deg full fleksibilitet til begge alternativene ved at det er mulig å invitere rådgivere inn som administrator på plattformen.